Diariamente são gerados diversos documentos no conselho e o arquivamento deles é um trabalho em constante melhoria. Inovações são importantes e também necessárias. A missão é organizar esses documentos de um jeito que qualquer pessoa daqui 50 anos encontre o que precisar. O Encontro de Balanço do Sistema Eletrônico de Informações no CAU/BR, nos dias 23 e 24 de abril, foi para discutir as melhores práticas aplicadas ao sistema. Também foi um momento de apresentar as inovações e atualizações da ferramenta aos administradores do SEI dos CAU/BR e CAU/UFs.
O coordenador de tecnologia e serviços de informação, Fernando Volkmer, foi o representante do CAU/SC e destacou duas importantes palestras. Tatiana Cabral, instrutora e mentora em Gestão Documental do Ministério da Fazenda, reforçou a importância e a preocupação do arquivamento da documentação de maneira geral. Inovações são fundamentais para que esse documentos sejam acessados no futuro. Segundo ela, todo documento produzido é importante. Se não fosse importante ele não precisaria ser produzido. Ela também fez um alerta: será que daqui 50 anos alguém vai conseguir abrir um documento em WORD ou Excel, gravado nos repositórios de “documentos oficiais”?
Uma quantidade de 50 a 60 anos de documentos hoje estão arquivados em meio físico, alertou Marina Garcia da Silva, gestora documental e membro do projeto SEI-Confea. Esses documentos que estão catalogados e também sistematizados. “Não é um trabalho fácil, mas especializado e de suma importância para a histórias dos envolvidos, inclusive de seus descendentes”, falou.
“Pudemos ver, com as palestras que tivemos lá, que a gestão documental é de suma importância para a história do órgão e de seus envolvidos (profissionais, cidadãos, etc). Temos muito a trilhar para chegar num ponto de excelência nesta questão e este encontro mostrou a importância do SEI para o CAU/SC”, relatou Volkmer.
Também participaram do evento representantes das seguintes UFs: Acre, Amapá, Amazonas, Bahia, Ceará, Espírito Santo, Goiás, Maranhão, Minas Gerais, Mato Grosso do Sul, Mato Grosso, Pará, Paraíba, Paraná, Pernambuco, Piauí, Rio de Janeiro, Rio Grande do Norte, Rio Grande do Sul, Rondônia, Roraima, Sergipe, São Paulo, Tocantins e o Distrito Federal.
Sistema de produção e gestão de documentos
Para quem não conhece, o SEI é um sistema que permite às autarquias federais e órgãos e entidades do governo a gerenciarem documentos e processos de forma digital, desde a sua criação até o arquivamento final.
Essencial para a modernização e otimização dos processos administrativos no âmbito da administração pública federal, o sistema é utilizado pelo CAU/BR e CAU/UFs, contribuindo para uma gestão mais eficiente, transparente e sustentável.